名刺交換後のフォローのしかた｜当日のメモ・お礼の連絡・名刺の整理と管理

名刺交換した当日に残すメモ

交流会でたくさんの人と名刺を交換すると、あとで「この人とは何を話したか」が思い出せなくなります。フォローの第一歩は、その日のうちにメモを残すことです。

残しておきたいのは、次のようなことです。

• 会った日と場所：どの会、どの場で会ったか
• 話した内容：相手の仕事、困っていること、関心のある話題
• 相手の特徴：顔と名前が結びつくひとこと
• 約束したこと：資料を送る、また話す、誰かを紹介するなど
• 誰の紹介で会ったか：紹介してくれた人がいれば、その名前

メモは、帰りの電車や家に着いてすぐなど、時間を決めておくと続けやすくなります。名刺の裏に書く方法もありますが、名刺を取り込む前提なら、手帳やスマートフォンのメモにまとめて書いておくほうがあとで整理しやすくなります。

名刺交換後のお礼の連絡（タイミングと例文）

お礼の連絡は、相手の記憶が新しいうちに送ります。決まりがあるわけではありませんが、一つの目安として当日か翌日までに送れると、話した内容にも触れやすくなります。手段は、名刺にあるメールアドレスのほか、その場で交換した連絡先など、相手が受け取りやすいものに合わせます。

お礼の連絡では、次の3つを短く伝えます。

1. 会えたことへのお礼
2. 話した内容のひとこと（相手が自分を思い出せるように）
3. 約束したことや、次の一歩

例文は次のとおりです。〇〇の部分を置きかえて使ってください。

件名：〇〇でのお礼（自分の名前）

〇〇様

本日（昨日）の〇〇では、お話しいただきありがとうございました。（自分の仕事をひとこと）の（自分の名前）です。
〇〇様が（話していた内容）とおっしゃっていたのが印象に残っています。
お話しした（約束した資料など）をお送りします。
またお話を伺える機会があればうれしいです。今後ともよろしくお願いいたします。

お礼の連絡で、いきなり商品やサービスを売り込むのは控えます。最初の連絡は、関係を始めるためのあいさつと考えましょう。

お礼のあと、関係を続けるフォロー

お礼を送ったあとは、相手との関わり方を考えます。すべての人と同じように連絡を続ける必要はありません。

• もっと話したい相手：個別に会って話す時間をお願いします。進め方は「交流会の1on1（個別面談）の進め方」でまとめています。
• 今は接点が少ない相手：次の会で声をかける、相手に役立ちそうな話があれば知らせる、くらいの関わり方で十分です。
• 仕事の相談があった相手：見込み客として、次の連絡の予定日を決めておきます。一覧のつくり方は「見込み客リストの作り方と育て方」でまとめています。

大切なのは、「次にいつ、何をするか」を決めておくことです。決めないままだと、名刺は箱にたまるだけになってしまいます。

名刺の整理と管理で残す項目

名刺は、紙のまま保管するだけでなく、一覧にしておくと探しやすくなります。Excelやスプレッドシートで始める場合、次の項目があれば足ります。

• 氏名・会社名・役職
• 連絡先：メールアドレス、電話番号など
• 出会った日と場所：どの会やきっかけで会ったか
• 紹介者：誰の紹介か（いれば）
• 関係の段階：あいさつだけ、個別に話した、仕事の相談がある、など
• 次の連絡の予定日：いつ、何をするか
• メモ：当日に残したメモの要点

紹介で会った相手なら、紹介の状態（約束・連絡中・会った・成約・見送り）もあわせて記録しておくと、紹介してくれた人への報告がしやすくなります。名刺の一覧は「出会った人」の記録です。紹介そのもののやり取りは、別に1件ずつ記録しておくと振り返りやすくなります。記録のしかたは「交流会の紹介を『出した・もらった』で記録する方法」で解説しています。

名刺の個人情報の扱いで気をつけること

名刺に書かれた氏名や連絡先は、相手から預かった大切な個人の情報です。次の点に気をつけます。

• 受け取った目的の範囲で使う：名刺の連絡先は、仕事のやり取りのために預かったものです。関係のない目的には使いません。
• 案内メールなどへの登録は、本人の了承をとってから：名刺をもらっただけで、一斉に送るお知らせの宛先に入れないようにします。宣伝や案内のメールには、法律で決まったルール（原則としてあらかじめ同意を得る、送信者を表示する、配信停止の方法を書く など）があります。
• 人に渡すときは、本人の了承をとる：「あの人の連絡先を教えて」と頼まれても、まず本人に確かめます。
• 共有する範囲を決める：社内で名刺の一覧を共有するなら、見られる人を決めておきます。
• 保管と処分：名刺の箱や一覧のファイルは、なくしたり人に見られたりしない場所に置きます。不要になった名刺は、読めない形にして処分します。

話した内容のメモにも気を配ります。相談の中身は、本人の了承なく人に話さないようにします。士業など守秘義務のある仕事では、依頼の有無を伝えてよいかも本人に確認しましょう。法令上の扱いで迷うときは、専門家に確認してください。

よくある質問

名刺交換のあと、お礼の連絡が遅れてしまいました。送らないほうがよいですか？
遅れても、送ったほうがよいでしょう。「ご連絡が遅くなりましたが」とひとこと添えて、会えたことへのお礼を伝えます。

名刺交換した全員にお礼を送るべきですか？
できれば送りたいところですが、人数が多いときは、話が弾んだ人や約束をした人を先にします。短い文面でも、話した内容をひとこと入れると印象に残ります。

名刺は捨ててもよいですか？
一覧に取り込んだあとは、紙の名刺を処分する方もいます。処分するときは、読めない形にしてから捨てましょう。

まとめ

名刺交換のあとのフォローは、当日のメモ、早めのお礼、次の一歩を決めることの3つが基本です。名刺は、出会った場所や次の連絡の予定日まで一覧にしておくと、関係を続けやすくなります。名刺の情報は相手から預かった個人の情報として、本人の了承を前提に扱いましょう。