営業のタスク管理のコツ｜期限・相手・次の一手で、やることを漏らさない方法

営業のタスク管理は「期限・相手・次の一手」で書く

営業のやることは、相手の都合で増えたり変わったりします。見積もりの送付、お礼の連絡、資料の準備、紹介者への報告など、一つひとつは小さくても、数が増えると抜けが出やすくなります。

漏れを防ぐには、やることを書くときに次の3つを入れます。

• 期限：いつまでにやるか。日付で書く
• 相手：誰に関わることか。お客様、紹介者、社内の人など
• 次の一手：何をするか。「見積もりを送る」「電話で日程を聞く」のように動詞で書く

たとえば「〇〇様の件」とだけ書くと、何をすればよいか分かりません。「〇月〇日まで／〇〇様／見積もりを送る」と書けば、見ただけで動けます。

営業のやることを書き出すときのルール

タスク管理を続けるために、書き方のルールを決めておきます。

1. 思いついたらすぐ書く：商談の最中や電話のあとなど、頭に浮かんだときに書き留めます。
2. 1件ずつ分ける：「見積もりを作って送り、日程も決める」なら、2件に分けます。終わったかどうかが分かりやすくなります。
3. 期限のないやることにも期限をつける：「いつか連絡する」は後回しになりがちです。仮でも日付を入れます。
4. 書く場所を1か所にする：手帳、メール、付せんとばらばらに書くと、見落としが増えます。

商談や面談のあとに出た次の行動は、議事録から一覧に移しておきます。議事録の書き方は「商談の議事録の書き方」でまとめています。

リストとカンバンの違いと、営業のタスク管理での使い分け

やることをまとめる形には、大きく分けてリストとカンバンがあります。

• リスト：やることを上から並べ、期限の近い順に並べ替える形です。Excelやスプレッドシート、紙の手帳でも始められます。件数が少ないうちや、一人で使うときに向いています。
• カンバン：「これから」「やっている」「相手の返事待ち」「終わった」のように列を分け、やることを書いたカードを列から列へ動かす形です。どこで止まっているかがひと目で分かります。

営業では、相手の返事を待つ時間が長くなりがちです。「返事待ち」を一つの状態として分けておくと、待ったまま忘れてしまうことを防げます。リストで管理する場合も、「返事待ち」の印をつける列を作っておくとよいでしょう。

どちらがよいかは人によります。まずは手元にあるものでリストを作り、件数が増えて見通しが悪くなったら、カンバンの形を試すくらいで十分です。

毎日・毎週の見直しの手順

書き出したやることは、見直さないと役に立ちません。見直しは、毎日と毎週に分けて行います。

毎日（朝の数分）

• 今日が期限のものと、期限を過ぎたものを確かめる
• 今日やるものを、多くても数件に絞る
• 終わったものに印をつける

毎週（週に一度）

• すべてのやることを上から見て、期限を見直す
• 「返事待ち」が長く続いているものに、確認の連絡を入れるかを決める
• 動いている案件や見込み客ごとに、次の一手が決まっているかを確かめる
• やらなくてよくなったものは、理由をひとこと書いて終わりにする

週の見直しでは、「次の一手が書かれていない相手」がいないかを見るのが大切です。案件や見込み客の一覧と、やることの一覧を見比べて、空いている相手には次の一手を書き足します。見込み客の一覧のつくり方は「見込み客リストの作り方と育て方」でまとめています。

漏れやすい営業のやること

営業のやることの中でも、次のものは後回しになって漏れやすいので、意識して一覧に入れておきます。

• 会ったあとのお礼の連絡：商談や交流会のあと
• 約束した資料や情報の送付：「あとでお送りします」と言ったもの
• 見積もりの有効期限や返事の期限：期限が近づいたら確かめる
• 紹介者へのお礼と報告：紹介の状態（約束・連絡中・会った・成約・見送り）が変わったとき
• しばらく連絡していない相手への連絡：次の連絡の予定日を決めておく

とくに紹介者への報告は、自分の仕事が直接進むわけではないので、忘れやすいやることです。報告を続けると、紹介してくれた人が次も安心して紹介しやすくなります。考え方は「紹介のお礼と報告を記録すると、紹介が続く理由」で解説しています。

よくある質問

やることが多すぎて、一覧を見るのがつらくなります。
毎日の見直しでは、今日の分と期限を過ぎた分だけを見るようにします。すべてを見るのは週に一度にすると、負担が軽くなります。

カレンダーとやることの一覧は、分けたほうがよいですか？
時間が決まっている予定はカレンダーに、時間が決まっていないやることは一覧に、と分けると見やすくなります。商談の日程が決まったら、準備のやることを一覧に書き足しておきましょう。

チームで営業のやることを共有するには？
やることごとに担当者の名前を入れ、同じ一覧をみんなで見られるようにします。誰の担当か分からないやることは、週の見直しで担当を決めます。

まとめ

営業のタスク管理は、やることを期限・相手・次の一手で1件ずつ書き、1か所にまとめるのが基本です。リストでもカンバンでも、「返事待ち」を分けておくと止まっているものが見えます。毎朝その日の分を確かめ、週に一度すべての相手に次の一手があるかを見直しましょう。