商談の議事録の書き方｜書く項目・次の行動とTodo・共有のしかたと例の型

商談の議事録は「決まったこと」と「次の行動」を中心に書く

商談や面談の議事録は、あとで読み返したときに「何が決まって、次に何をするか」がすぐ分かることが大切です。話した内容を一字一句残す必要はありません。

議事録を残しておくと、次のような場面で役に立ちます。

• 次に会う前に、前回の話を思い出せる
• 相手と「言った・言わない」のすれ違いを防ぎやすくなる
• 社内のほかの人に、状況をすぐ伝えられる
• 約束したことを忘れずに進められる

議事録は、商談が終わったらその日のうちに書きます。時間がたつほど、細かい条件や相手の言葉が抜けていきます。

商談議事録に書く項目

商談の議事録には、次の項目を入れます。毎回同じ順番にしておくと、書くのも読むのも楽になります。

• 日時と場所：対面かオンラインかも書く
• 出席者：相手側と自分側、それぞれの名前と役職
• 商談の目的：初回の相談、提案の説明、条件の確認など
• 相手の状況と困りごと：相手が話したことを、なるべく相手の言葉のまま
• 話し合った内容：提案したこと、相手の反応、出た質問
• 決まったこと：金額、時期、範囲など、合意した点
• 決まっていないこと：持ち帰りになった点、確認が必要な点
• 次の行動：誰が、何を、いつまでに
• 次回の予定：次に会う日、または連絡する日

紹介で始まった商談なら、紹介者の名前も残しておきます。あとで紹介者にお礼や報告をするときに役立ちます。金額や日付など数字が出た話は、聞き違いがないよう、その場で相手に確かめてから書いておくと安心です。

次の行動とTodoの書き方

議事録の中でいちばん大切なのが、次の行動です。次の3つをそろえて書くようにします。

1. 誰が：自分か、相手か、社内のほかの人か
2. 何を：「見積もりを送る」「資料を確認する」のように、動詞で終わる形で
3. いつまでに：日付で書く。「近いうちに」は避ける

たとえば「見積もりの件」と書くより、「（自分）が〇月〇日までに見積もりを送る」と書いたほうが、やることがはっきりします。相手側の宿題も同じように書いておくと、返事を待っている状態が分かります。

書いた次の行動は、議事録の中に置いたままにせず、ふだん使っているやることの一覧に移します。移し方や見直し方は「営業のタスク管理のコツ」で解説しています。

商談・面談の議事録の例（そのまま使える型）

次の型に、〇〇の部分を書き込んで使ってください。

■ 商談の記録
日時：〇月〇日 〇時〜〇時（対面／オンライン）
出席者：（相手側の名前・役職）、（自分側の名前）
目的：（初回の相談／提案の説明／条件の確認など）
紹介者：（いれば名前）

■ 相手の状況と困りごと
・（相手が話したこと）

■ 話し合った内容
・（提案したこと、相手の反応、出た質問）

■ 決まったこと
・（合意した点）

■ 決まっていないこと
・（持ち帰りになった点、確認が必要な点）

■ 次の行動
・（誰が）〇月〇日までに（何をする）
・（誰が）〇月〇日までに（何をする）

■ 次回の予定
〇月〇日（打ち合わせ／連絡）

交流会の個別面談のように、商談の前の段階の話なら、「決まったこと」の代わりに「紹介し合えそうな相手」を書く形にしてもかまいません。面談の進め方は「交流会の1on1（個別面談）の進め方」でまとめています。

商談議事録の共有のしかたと保存

議事録は、必要に応じて相手と社内に共有します。

• 相手への共有：商談のあとのお礼のメールに、決まったことと次の行動を短く書いて送ります。「認識が違う点があればお知らせください」と添えておくと、すれ違いに早く気づけます。
• 社内への共有：保存する場所を一つに決め、案件ごとにまとめておきます。ファイル名に日付と相手の名前を入れると、あとで探しやすくなります。

相手の会社の事情や、相談の中身を書いた議事録は、見られる人を限っておきます。保存しておく期間も決めておき、不要になったものは削除するなどして処分します。社外の人と共有するのは、本人が了承した範囲だけにします。紹介者に様子を伝えるときも、話してよい範囲を本人に確かめます。士業など守秘義務のある仕事では、依頼の有無を伝えてよいかも本人に確認しましょう。

よくある質問

商談中にメモをとってもよいですか？
かまいません。最初に「お話を忘れないよう、メモをとりながら伺います」と伝えておくと、相手も安心して話せます。商談を録画や録音するときは、対面でもオンラインでも、始める前に相手の了承をとりましょう。

議事録はどのくらいの長さがよいですか？
あとで読み返して、決まったことと次の行動がすぐ分かる長さで十分です。長くなるときは、細かいやり取りを別のメモに分け、議事録には要点だけを残します。

相手に議事録を送るのは失礼になりませんか？
正式な書面として送る必要はありません。お礼のメールの中で、決まったことと次の行動を確かめる形にすれば、自然に伝えられます。

まとめ

商談の議事録は、決まったこと・決まっていないこと・次の行動の3つを中心に、その日のうちに書くのが基本です。次の行動は誰が・何を・いつまでにまで書き、やることの一覧に移しておきましょう。共有するときは、相手の情報を本人が了承した範囲にとどめます。