交流会の掛け持ちで紹介を管理する方法｜記録・時間の使い方・会ごとの振り返り

交流会を掛け持ちすると起きやすいこと

BNIのように紹介を出し合う会、守成クラブのように例会で商談を行う会、地域の経営者の会など、交流会を掛け持ちしている方は少なくありません。会が増えるほど出会いは広がりますが、管理の手間も増えます。掛け持ちをしていると、次のようなことが起きやすくなります。

• どの会で会った人か分からなくなる：名刺はあっても、どこで何を話したかを思い出せない
• 約束を忘れる：紹介する約束や、資料を送る約束が抜けてしまう
• 時間が足りなくなる：会合と個別面談が重なり、本業の時間が削られる
• どの会が仕事につながっているか分からない：会費と時間を使い続けてよいか判断できない

どれも、記録と時間の使い方を少し決めておくだけで防ぎやすくなります。

掛け持ちの紹介は「どの会か」を付けて1か所に記録する

会ごとに別のノートやファイルを作ると、同じ人が複数の会にいるときや、会をまたいで紹介が広がったときに追えなくなります。記録は1か所にまとめ、それぞれに「どの会がきっかけか（流入元）」を付けます。

• 人の記録：名前、仕事、出会った会、紹介してほしい人
• 紹介の記録：出した・もらった、紹介元、紹介先、いまの段階、きっかけの会
• 約束の記録：誰に、何を、いつまでに

会の名前は、毎回同じ書き方にそろえます。書き方がぶれると、あとで会ごとに集計できません。紹介を記録するときの項目は「交流会の紹介を『出した・もらった』で記録する方法」で詳しく解説しています。

記録は、会合の帰りにその日の分を入れる習慣にすると続けやすくなります。複数の会があると、1週間分をまとめて思い出すのは難しくなるためです。

掛け持ちの時間の使い方：会合・個別面談・準備を週単位で見る

会によって、集まる頻度は違います。たとえばBNIは毎週チャプターミーティングを行い、守成クラブは月に1回例会を開くと、それぞれの公式サイトで説明されています。頻度の違う会を掛け持ちすると、週ごとに忙しさが変わります。

時間の使い方は、次のように週単位で見渡すと整理しやすくなります。

1. 会合の予定を先に入れる：毎週・毎月の会合を、1か月先まで予定表に入れます。
2. 個別面談の枠を決める：会合のあとに個別に会う時間を、週に何枠までと決めておきます。
3. 準備の時間もとる：発表の準備や、紹介先を考える時間も予定に入れます。
4. 本業の時間を守る：会合と面談が多い週は、新しい約束を翌週に回します。

すべての会に同じだけ時間を使う必要はありません。いまの仕事の状況に合わせて、力を入れる会と、参加を中心にする会を分けて考えるのも一つの方法です。

会ごとの決まりと目的の違いを押さえる

会ごとに目的や決まりは違います。たとえば公式サイトでは、BNIはひとつの専門分野につきメンバーは1人だけ参加できると説明され、守成クラブはゲストとしての体験参加は原則1回までで、正会員・準会員の紹介が必要と案内されています。掛け持ちをするときは、それぞれの決まりを確認しておきます。

• 入会や参加の条件を確認する：ほかの会に入っていることについての決まりがあるかは、会によって異なります。気になるときは、所属する会の窓口に確認します。
• 会の目的に合わせて話す：紹介を出し合う会と、商談の場をつくる会では、話す内容の重点が変わります。
• ある会で聞いた話を別の会で広めない：個人の事情や仕事の話は、本人の了承なしに別の会で話さないようにします。
• 会をまたいで紹介するときは了承をとる：別の会のメンバーどうしをつなぐときも、双方に一声かけてから連絡先を渡します。

BNIと守成クラブの仕組みの違いは「BNIと守成クラブの違い」で整理しています。

会ごとの振り返り：月に一度、関わり方を見直す

記録に「どの会か」を付けておくと、月に一度、会ごとに振り返れます。見るのは、紹介の件数や、そこから生まれた商談、受注の結果です。数字の見方は「どの交流会が売上につながっている？」で解説しています。

あわせて、次のことも書き出しておくと、関わり方を見直すきっかけになります。

• その会で使った時間：会合、個別面談、準備の合計
• 止まっている紹介や約束：会ごとに、動いていないものがないか
• 次の月に力を入れること：会う人、話すテーマ、引き受ける役割

入って間もない会は、紹介が生まれるまでに時間がかかることがあります。1か月の数字だけで判断せず、半年ほどの流れで見るようにします。

よくある質問

交流会はいくつまで掛け持ちしてよいですか？
決まった数はありません。会合と個別面談、準備にかかる時間を週単位で書き出し、本業の時間を守れる範囲かどうかで考えます。会によっては、ほかの会との関わり方に決まりがあることもあるため、各会の決まりも確認してください。

同じ人が複数の会にいるときは、どう記録すればよいですか？
人の記録は1つにまとめ、出会った会をすべて書いておきます。紹介を記録するときは、どの会のやり取りから生まれた紹介かを付けておくと、あとで振り返りやすくなります。

まとめ

交流会を掛け持ちするときは、人・紹介・約束を1か所に記録し、それぞれに「どの会か」を付けることが基本です。会合と個別面談、準備の時間は週単位で見渡し、本業の時間を守ります。会ごとの決まりを確認し、月に一度、会ごとに紹介の動きと使った時間を振り返りましょう。

複数の会の紹介を1か所で記録する方法は、ご縁ナビのページで紹介しています。

※ 当社は、記事で取り上げた団体とは関係がありません。会の仕組みや決まりは変わることがあるため、最新の情報は各団体の公式サイトでご確認ください。