紹介メールの書き方｜人と人をつなぐ件名・紹介文・CCの扱いと例文
紹介メールは、送る前に双方の了承をとり、件名で目的を伝え、本文では二人を短く紹介して「なぜつなぐのか」を添えるのが基本です。この記事では、宛先・CCの扱いや、つないだあとの動き方も含めて、例文つきでまとめます。
紹介メールの書き方は「事前の了承」と「短い紹介文」が基本
知り合いどうしをつなぐとき、メールで紹介するのはよくある方法です。紹介メールで大切なのは、次の3つです。
- 送る前に、双方の了承をとる：いきなり二人を同じメールに入れない
- 件名と冒頭で、目的が分かるようにする：何のメールかすぐ分かれば、読んでもらいやすい
- 二人を短く紹介し、つなぐ理由を添える：長い説明より、話を始めるきっかけを渡す
紹介メールは、紹介する人の信用を使って出すメールです。ていねいに準備すれば、受け取った二人が気持ちよく話を始められます。
紹介メールを送る前に、双方の了承をとる
紹介メールを送る前に、二人それぞれに「紹介してもよいか」を確かめます。了承をとらずに送ると、受け取った側が断りにくくなり、紹介する人の信用にも関わります。
確かめておきたいのは、次のようなことです。
- 相手を紹介してよいか、会って話す気持ちがあるか
- メールアドレスを相手に伝えてよいか
- 相手に伝えてよい内容はどこまでか（困りごとや状況など）
メールアドレスも大切な個人の情報です。本人の了承なく相手に伝えないようにします。
確認のひとことは、たとえば次のような形です。
「△△の仕事をしている〇〇さんという方がいます。（〇〇さんに相談できそうな困りごと）のことでお話しされると、役に立つかもしれないと思いました。よろしければ、メールでご紹介してもよいですか。」
相談の中身や会社の事情は、本人が伝えてよいと言った範囲だけにします。士業など守秘義務のある仕事では、相談を受けていることや依頼の有無を相手に伝えてよいかも、本人に確認してから書くようにしましょう。
紹介メールの件名と、宛先・CCの扱い
件名は、誰と誰をつなぐメールかが分かる形にします。
- 「ご紹介：〇〇様（△△）と□□様」
- 「〇〇様と□□様のご紹介（△△の件）」
宛先は、了承をもらった二人を一緒に入れるのが分かりやすい方法です。二人とも宛先に入れると、どちらも「自分あてのメール」として受け取れます。互いのメールアドレスが見えることになるので、先に了承をとっておくことがここでも大切です。
返信するときは、最初の一通だけ紹介者をCCに残してもらい、その後は二人だけでやりとりしてもらうのが一般的です。本文に「最初のご返信だけCCに入れていただければ、そのあとは私を外していただいてかまいません」と書いておくと、二人とも宛先に迷いにくくなります。
一人の方を何人かにご紹介するときは、相手ごとにメールを分けて送ります。一つのメールに何人も入れると、了承をとっていない人どうしのアドレスが見えてしまいます。BCCでまとめて送る方法も、宛先の入れ間違いで同じことが起きるおそれがあるため避けます。
紹介メールの本文の書き方と例文
本文は、次の順番で組み立てると短くまとまります。
- あいさつと、メールの目的
- 一人めの紹介：仕事をひとことで、どんなことができる人か
- 二人めの紹介：同じく、ひとことで
- つなぐ理由：なぜ二人が話すとよいと思ったか
- 次の動き：どちらから連絡するか、紹介者は外れること
例文は次のとおりです。〇〇の部分を、実際の内容に置きかえて使ってください。
件名：ご紹介：〇〇様（△△）と□□様
〇〇様、□□様
お世話になっております。（自分の名前）です。
先日お話ししたとおり、お二人をご紹介させていただきます。
〇〇様は、△△の仕事をされています。（できること・得意なことをひとこと）
□□様は、（仕事をひとこと）をされています。
□□様から（本人が伝えてよいと言った困りごと）と伺い、〇〇様にお話を聞いていただくとよいのではと思いました。
このあとは、□□様から〇〇様へご都合をお知らせいただけると助かります。最初のご返信だけCCに入れていただければ、そのあとは私を外していただいてかまいません。
どうぞよろしくお願いいたします。
ほめ言葉を並べるより、相手が判断しやすい事実を短く書くほうが伝わります。紹介する人として使える短い説明文を、紹介される側に用意してもらうのも一つの方法です。用意の仕方は「紹介のお願いの仕方」でまとめています。
紹介メールでつないだあとの、紹介者の動き方
紹介メールを送ったら、紹介する人の役目はほぼ終わりです。ただ、次のことを気にかけておくと安心です。
- 返信がないときは、ひとこと声をかける：少し時間がたっても動きがなければ、片方にそっと確かめます。急かしすぎないようにします。
- 話の中身には立ち入らない：二人の話がどうなったかを根掘り葉掘り聞かないようにします。
- 紹介した日と相手を記録しておく：あとでお礼や報告を受けたときに、どの紹介か分かります。
紹介を受けた側は、早めに相手へ連絡し、紹介者には会えたことなどを短く伝えます。伝え方は「紹介者への報告の仕方」で解説しています。
よくある質問
紹介メールは、どちらから先に送るのがよいですか？
二人を同じメールに入れて、一度に送るのが分かりやすい方法です。ただし、二人の了承を先にとってから送ります。一方が忙しい立場の方なら、先にその方の都合を聞いておくと進めやすくなります。
紹介メールではなく、メッセージのグループで紹介してもよいですか？
かまいません。相手がふだん使っている連絡手段に合わせるのがよいでしょう。どの方法でも、事前の了承と、短い紹介文、つなぐ理由を入れることは同じです。
紹介メールに返信が来ないときは、どうすればよいですか？
しばらく待っても動きがなければ、片方に「その後いかがですか」と短く確かめます。相手の都合が合わないこともあるので、無理に進めず、相手の判断にまかせましょう。
まとめ
紹介メールは、送る前に双方の了承をとり、件名で誰と誰をつなぐかを示し、本文では二人を短く紹介してつなぐ理由を添えるのが基本です。伝える内容は本人が了承した範囲にとどめ、つないだあとは二人にやりとりをまかせましょう。紹介した日と相手を記録しておくと、あとのお礼や報告もスムーズに受け止められます。