サーバー・ドメインの更新忘れを防ぐ方法｜切れると止まるものと契約情報の管理

サーバー・ドメインの更新が切れると、サイトとメールが止まることも

ホームページを公開し続けるには、少なくとも「サーバー」と「ドメイン」の2つの契約が必要です。サーバーは、サイトのファイルを置いておく場所です。ドメインは「〇〇.co.jp」のような、インターネット上の住所です。

どちらも、1年や数年ごとに更新する契約が一般的です。更新が切れると、次のようなことが起こります。

• サーバーの契約が切れた場合：サイトが表示されなくなります。同じサーバーでメールを使っていれば、メールの送受信もできなくなります。
• ドメインの契約が切れた場合：サーバーが動いていても、その住所でサイトにたどり着けなくなります。そのドメインのメールアドレスも使えなくなります。

見落としやすいのは、メールへの影響です。お客様や取引先からのメールが届かなくなっても、すぐには気づけないことがあります。

期限が切れたあと、どのくらいの間なら元に戻せるか、費用がかかるかどうかは、契約先やドメインの種類によって異なります。切れてから調べるのではなく、切れないように管理しておくことが大切です。

更新忘れを防ぐ第一歩は、契約情報の一覧化

まず、ホームページに関わる契約を1つの一覧にまとめます。表計算ソフトでも、紙でもかまいません。大切なのは、社内の決まった場所に置き、担当者以外も見られるようにしておくことです。

一覧に書いておきたい項目は、次のとおりです。

• 契約の種類（サーバー、ドメイン、SSL証明書など）
• 契約先の名前と、管理画面の場所（URL）
• 契約の名義（自社か、担当者個人か、制作会社か）
• 次の更新日と、更新の間隔（1年ごと、など）
• 支払い方法と、自動更新にしているかどうか
• 更新のお知らせが届くメールアドレス
• 社内の担当者

ログイン用のパスワードは、この一覧に直接書かないでください。一覧には「どこで管理しているか」だけを書き、パスワードそのものは別の安全な方法で管理します。

SSL証明書（https で通信するための証明書）も、契約のしかたによっては更新が必要です。あわせて一覧に入れておきましょう。

更新通知（お知らせメール）の受け取り先を見直す

契約先からは、更新日が近づくとメールでお知らせが届くことが多いです。ただ、そのメールの届く先が、次のようなアドレスになっていないでしょうか。

• すでに退職した人のアドレス
• 担当者個人のアドレスで、本人しか見ていない
• 制作会社のアドレスのまま
• 更新するそのドメインのアドレスだけ

最後の点は、意外な落とし穴です。ドメインの期限が切れると、そのドメインのアドレスにはお知らせも届かなくなります。

お知らせの受け取り先は、複数人が見られる共有のアドレスにしておくのがおすすめです。別のドメインのアドレス（無料のメールサービスのアドレスなど）も登録できる場合は、予備として登録しておくとよいでしょう。

メールだけに頼らず、社内のカレンダーに更新日を登録しておくのも有効です。更新日の1か月前と1週間前など、余裕をもって通知が出るようにしておきます。

自動更新でも止まる？クレジットカードの有効期限に注意

自動更新にしておけば、手続きを忘れる心配は減ります。ただし、自動更新にしていても、支払いができずに更新されないことがあります。よくあるのは、次のような場合です。

• 支払いに使うクレジットカードの有効期限が切れていた
• カードを作り直して、番号が変わった
• 担当者が退職し、その人のカードが使えなくなった

こうしたときも、契約先からお知らせのメールが届くことが多いです。前の章で見たように、受け取り先が適切でないと、ここで気づけません。

一覧には、どのカードで支払っているか（例：経理で管理している法人カード）と、そのカードの有効期限が来る時期も書いておきましょう。カードの番号そのものは書かないでください。カードを切り替えたときは、契約先の登録情報も一緒に変える。この作業を、社内の手順に入れておくと安心です。

また、自動更新が本当に有効になっているかは、契約先の管理画面で確認できることが多いです。思い込みで判断せず、一度画面で確かめておきましょう。

契約の名義と、更新の手続きをしている人を確認する

サーバーやドメインを、制作会社が代わりに契約していることがあります。その場合、更新の手続きや支払いも制作会社が行っていて、自社では更新日を把握していないことがあります。

制作会社に任せること自体は珍しくありません。ただ、次の点は確認しておきたいところです。

• 契約の名義は誰になっているか
• 更新の手続きと支払いは、誰がしているか
• 管理画面に入るための情報を、自社でも把握しているか
• 制作会社との取引が終わるとき、契約をどう引き継ぐか

名義や引き継ぎの扱いは、契約内容によって異なります。分からない点は契約先や制作会社に確認し、必要に応じて専門家に相談してください。連絡がつきにくくなっている場合は「制作会社と連絡が取れないときに確認したいこと」も参考にしてください。

よくある質問

更新日はどこで確認できますか？
多くの場合、契約先の管理画面で確認できます。契約時や前回の更新時に届いたメールに書かれていることもあります。

サーバーとドメインを別々の会社で契約していても大丈夫ですか？
別々でも問題なく使えます。ただし更新日や管理画面がそれぞれ別になるため、一覧にまとめておくことがより大切になります。

制作会社が契約しているかどうか分かりません。
まずは制作会社に、契約先・名義・更新日を問い合わせてみてください。請求書や、当時の契約書類に手がかりがあることもあります。

まとめ

サーバーやドメインの更新が切れると、サイトだけでなくメールも止まることがあります。更新忘れを防ぐには、契約情報を一覧にまとめ、お知らせの受け取り先を共有のアドレスにし、カレンダーにも更新日を登録しておくことが基本です。自動更新にしている場合も、カードの期限と登録情報をときどき確認しましょう。SSL証明書の状態については「ホームページのSSL（https）を確認する5つのポイント」で解説しています。