ホームページのお知らせ更新が続く社内体制のつくり方｜担当・頻度・ネタ集め・承認の流れ

ホームページの更新が止まる理由と、続く体制の3つの柱

お知らせの更新が止まってしまう理由は、多くの場合「時間がない」だけではありません。次のような状態になっていないでしょうか。

• 誰が書くのか、はっきり決まっていない
• 何を書けばよいのか、毎回ゼロから考えている
• 公開してよいか、誰に確認すればよいか分からない
• 管理画面に入れる人が1人しかいない

更新が続く体制をつくるには、次の3つを決めておくことが基本です。

1. 担当と頻度：誰が、どのくらいのペースで更新するか
2. ネタの集め方：書く材料が、自然と担当者に集まる仕組み
3. 権限と承認の流れ：誰が書いて、誰が確認して、誰が公開するか

この3つが決まっていれば、担当者が忙しい時期や、担当が変わったときも、更新を続けやすくなります。

更新の担当者と頻度を決める（無理のないペースで）

まず、更新の担当者を決めます。1人に任せきりにせず、主担当と、代わりに対応できる副担当の2人以上にしておくと安心です。

次に、更新の頻度を決めます。大切なのは、多さよりも続けられることです。最初は「月に1回」など、無理のないペースから始めましょう。

• 更新する日を決めておく（例：毎月第1営業週）
• 社内のカレンダーに、更新日を予定として入れておく
• 業務の一部として、担当者の仕事の中に位置づける

「手が空いたら書く」では、どうしても後回しになります。会議や締め日と同じように、決まった予定として扱うのがコツです。

お知らせのネタの集め方（社内から情報が集まる仕組み）

書くことがない、という悩みは、ネタを集める仕組みがないことが原因であることが多いです。お知らせになる材料は、実は社内のあちこちにあります。

• 営業時間や休業日のお知らせ（年末年始、夏季休業など）
• 新しい商品やサービス、料金の改定
• イベントや展示会への出展、地域の活動への参加
• 採用の情報、新しいスタッフの紹介
• お客様からよく聞かれる質問と、その答え
• メディアへの掲載や、受賞の報告

これらを担当者が1人で探すのではなく、各部署から集まるようにしておきます。たとえば、社内のチャットにネタ用の場所をつくる、定例会議の最後に「お知らせにできることはないか」を聞く、といった方法です。

年間の行事や休業日は、あらかじめ一覧にしておくと、書く時期を前もって準備できます。

WordPressの権限と、公開前の承認の流れを決める

WordPressでは、ユーザーごとに「権限グループ」を設定できます。主なものは次のとおりです。

• 管理者：サイトのすべての設定を変更できる
• 編集者：自分や他の人の投稿を編集・公開できる
• 投稿者：自分の投稿を書いて公開できる
• 寄稿者：投稿を書けるが、公開はできない

お知らせを書くだけの人に、管理者の権限は必要ありません。役割に合った権限にしておくと、設定を誤って変えてしまうことを防げます。また、1つのアカウントを複数人で使い回さず、一人ひとりにアカウントを用意しましょう。管理画面の守り方は「WordPressの管理画面を守る基本」で解説しています。

公開前の確認が必要な場合は、承認の流れも決めておきます。たとえば、書く人を寄稿者にすると、投稿を公開せずに「レビュー待ち」として送ることができます。確認する人（編集者など）が内容を見て、問題がなければ公開する、という流れをつくれます。なお、寄稿者は画像をアップロードできないため、写真は確認する人が入れるか、書く人を投稿者にするなど、分担を決めておきましょう。

確認する人が忙しくて止まってしまわないよう、「2営業日以内に確認する」「不在のときは代わりの人が確認する」なども決めておくと安心です。

ホームページの更新を続けるコツ

体制を決めたあとは、続けやすくする工夫も大切です。

• 型を決める：タイトルの付け方、書き出し、文章の長さなど、お知らせの型を用意しておく
• 完璧を目指さない：短いお知らせでも、更新されていること自体が、サイトを見る人の安心につながる
• 予約投稿を使う：公開日時を先の日付にしておけば、決まった日に自動で公開できる
• 画像の準備を決めておく：載せる写真のサイズや形式を決めておくと、毎回迷わない
• ときどき振り返る：数か月に1回、続いているか、困っていることはないかを話し合う

写真を載せるときの準備は「WordPressの画像容量を軽くする方法」も参考にしてください。

よくある質問

どのくらいの頻度で更新すればよいですか？
決まった正解はありません。会社の規模や業種によっても変わります。まずは無理なく続けられるペースを決め、続けることを優先しましょう。

担当者が退職したら、どうすればよいですか？
「ユーザー」の画面から、その人のアカウントを削除するか、パスワードを変更して使えないようにします。削除するときは、その人が書いた投稿を、ほかのユーザーに引き継ぐ設定を選んでください。担当の仕事は、副担当や新しい担当者に引き継ぎます。くわしくは「WordPressの管理画面を守る基本」で解説しています。

まとめ

ホームページの更新を続けるには、担当と頻度、ネタの集め方、権限と承認の流れを決めておくことが基本です。担当者1人の頑張りに頼らず、社内から情報が集まり、決まった流れで公開できる体制をつくりましょう。最初は小さなペースから始め、ときどき振り返りながら、続けやすい形に整えていくことが大切です。